Esencjalista – Greg McKeown cz.2

Eksploracja – krok 2 – praktyczne zarządzanie sobą w czasie.

Greg McKeown jako eksplorację pojmuje poszukiwanie miejsca (przestrzeni) do zatrzymania się na chwilę i przeanalizowania bieżących spraw. Takie miejsce nie może być przypadkowe, ponieważ mamy tam móc maksymalnie skupić swoje myśli.

„Aby się skoncentrować musimy uciec w skupienie”

Greg McKeown – Esencjalista, strona: 80.

Dobrą praktyką może okazać się codzienne zarezerwowanie godziny czasu tylko dla siebie. Bez telefonu, skrzynki e-mail, wizyt współpracowników. Ten czas możemy maksymalnie poświęcić na rozwiązywanie trudnego zadania lub poważnych problemów. Przekładając to podejście na zarządzanie sobą w czasie zyskamy wymierne korzyści. Powierzone zadanie wykonywane w skupieniu zapewne zostanie wykonane lepiej i być może w krótszym czasie. Jeff Weiner dyrektor generalny LinkedIn biegając ze spotkania na spotkanie zaczął zauważać że nie ma czasu przemyśleć wszystkich informacji jakie do niego docierają. Od tamtej pory postanowił codziennie rezerwować dla siebie 2h czasu na przemyślenia a na zebrania niższej rangi delegować swoich podwładnych.

Takim sposobem docieramy do stron na których Greg McKewon zdradza nam sekrety jak zostać prawdziwym esencjalistom.

Najważniejsze porady postaram się przybliżyć i krótko opisać w punktach:

  1. Szukaj fascynującego – podczas rozmowy staraj się wyłapywać najważniejsze rzeczy i słuchając wypowiedzi w tym samym czasie nie przygotowuj odpowiedzi, ponieważ Twoja uwaga zostanie rozproszona.
  2. Prowadź dziennik – zapisanie kilku przemyśleń z danego dnia i po dłuższym okresie powrócenie do tych informacji może być bardzo użyteczne. Pamięć niestety jest ulotna.
  3. Wyrusz w teren – niejednokrotnie zapoznanie się z problemem w miejscu jego występowania przyniesie nam lepsze możliwości jego rozwiązania.
  4. Precyzowanie pytań – podczas spotkań a zwłaszcza w momencie burzliwej wymiany zdań warto wtrącić „Na jakie pytanie próbujecie odpowiedzieć?” lub ponownie zadać pytanie od którego rozpoczęła się burza. Takie postępowanie niejednokrotnie skraca czas spotkań.

Selekcjonowanie – krok 3 – zarządzanie sobą w czasie.

“Jeśli nie możesz z pełnym przekonaniem powiedzieć TAK, powiedz NIE. To wystarczające podsumowanie jednej z najważniejszych zasad esencjalizmu bardzo istotnej dla procesu eksploracji”

Greg McKeown – Esencjalista, strona: 119

Zasada 90% – oceniając daną opcję/rzecz wybierz najważniejsze kryterium. Następnie przyznaj punktację od 0 do 100. Jeżeli oceniana rzecz nie spełni tego kryterium na 90 punktów to ją po prostu odrzuć. Czasami potrzeba odrzucić bardzo dobrą opcję z przekonaniem że wkrótce pojawi się kolejna – doskonała.

Podczas selekcji pomocne jest pytanie „Czy to jest dokładnie to czego szukam?”, oraz akceptowanie tylko najlepszych 10% możliwości.

Greg McKeown - Esencjalista, zarządzanie sobą w czasie to długa droga do sukcesu
Zarządzanie sobą w czasie to długa i kręta droga do sukcesu.

Eliminacja – krok 4 – zarządzanie sobą w czasie.

Jak się pozbyć mnóstwa niepotrzebnych rzeczy?

W tym rozdziale przeczytamy teoretycznie o oczywistych rzeczach, które są powszechnie znane, ale warte przypomnienia na drodze do sprawniejszego zarządzania sobą w czasie. Jedną z nich jest podział roli w zespole. Jeżeli każdy zna obszary odpowiedzialności, oraz ma dobrze doprecyzowane zadania to zespół jak określa Greg – rozkwita. Dobrze sprecyzowany cel unika niepotrzebnych działań i tym samym zaoszczędza czas, który można wykorzystać na robienie rzeczy ważnych. Dodatkowo należy pamiętać, że jeżeli dana osoba ma za dużo obowiązków to swoją uwagę musi podzielić na ilość wykonywanych zadań a to może wpłynąć na jakoś realizacji tego najważniejszego – jednego zadania.

Zadanie musi być precyzyjnie określone:

  • Co trzeba wykonać? – konkretne
  • Do kiedy trzeba wykonać? – mierzalne

Np. Sprawić by wszyscy ludzie na Podlasiu do 2020 roku mieli dostęp do opracowania o zarządzaniu sobą w czasie – tak określone zadanie jest inspirujące, konkretne i mierzalne.

W rozdziale poświęconym eliminacji znajdziemy również informacje o uprzejmej odmowie o czym wspominałem w jednym z pierwszych akapitów. Greg sugeruje, że to odwaga jest kluczem do procesu eliminacji. „Schlebia mi Twoja prośba jednakże obawiam się że mam w tej chwili za dużo spraw na głowie” lub „ Bardzo chciałbym Ci pomóc ale jestem zbyt zapracowany”. Zajmowanie się wieloma przyjacielskimi prośbami na raz jest to pierwszy krok do zawalenia SWOICH zadań które aktualnie prowadzimy. W tekście znalazłem również bardzo przydatne zdanie które można z powodzeniem wykorzystać przy rozmowie z przełożonym:

“Z przyjemnością uczynię ten projekt moim priorytetem. Które z moich pozostałych zadań mam odłożyć na bok żeby wygospodarować czas”

Greg McKeown – Esencjalista, strona: 161

Pomocne również przydaje się podejście do osoby zlecającej nam zadanie lub proszącej o pomoc: „Możesz zrobić X. Ja wykonam Y” – dzięki temu nie mamy całego problemu na swoich barkach.

🙂
Czytaj dalej: kliknij tutaj
Wróć do poprzedniej części: kliknij tutaj