Esencjalista – Greg McKeown cz.3

Zarządzanie czasem – Jak robić to dobrze?

Kolejne rozdziały książki zaprowadzą nas do serii krótkich opisów różnych działań, których zrozumienie pozwoli nam lepiej organizować swój czas – nie tylko w pracy. Bycie prawdziwym Esencjalistom wymaga kompleksowych zmian i przynosi wymierne korzyści. Ponad to ciekawe przykłady przytoczone przez Greg’a obrazują nam jak ograniczenie strat przełoży się na zyski.

Efekt kosztów utopionych a zarządzanie czasem

Zjawisko, na które zapewne każdy z nas przynajmniej raz w życiu się złapał. Bardzo dobrze opisane na stronie 166, jednakże ja tylko jednym zdaniem nakreślę co to za efekt. Dlaczego siedzimy w kinie do końca seansu, jeżeli dany film okazał się tragedią? Odpowiedź jest bardzo prosta: bo zapłaciliśmy za bilety. Mimo że tracimy czas to jednak pozostajemy w sali kinowej, bo mamy do czynienia z kosztami utopionymi. Prawidłowe zarządzanie sobą w czasie wymaga od nas traktowania czasu jako dobra wyjątkowo cennego.

Efekt posiadania

Ten efekt najczęściej spotykamy przy porządkach gdy planujemy pozbyć się starych często sentymentalnych rzeczy. Zamiast zastanawiać się jak bardzo cenimy daną rzecz powinniśmy zastanowić się ile bylibyśmy w stanie za nią zapłacić żeby ją zdobyć. Podobnie można postępować z okazjami które pojawiają się w naszym życiu. Nie warto zadawać pytania „jak się będę czuł jeśli przegapię tę możliwość?” tylko „Co byłbym w stanie poświęcić żeby zdobyć tę możliwość gdyby nie pojawiła się sama?”.

Bezstronna opinia i sprawne zarządzanie czasem

Często zasięgnięcie opinii osoby nie zaangażowanej w daną czynność może przynieść olbrzymie korzyści. Greg McKeown opisuje realizację projektu, który okazuje się nie mieć sensu, jednakże na etapie realizacji autor projektu zazwyczaj tego nie widzi. Angażuje coraz większe pokłady energii z nadzieją na powodzenie i niejednokrotnie zapędza się za daleko. Wówczas może dojść do tego efekt kosztów utopionych i takim sposobem okazuje się, że zmarnowano dobrych kilka miesięcy a może nawet lat. Bezstronna opinia zapewne wpłynie na efektywne zarządzanie sobą w czasie, ponieważ dzięki niej możemy uniknąć wielkiej straty czasu.

STATUS QUO

Najłatwiej status quo opisać jako skłonność do kontynuowania czegoś tylko dlatego że robimy to od wielu lat. Niejednokrotnie mamy tutaj do czynienia z czynnościami rutynowymi, które ciężko przezwyciężyć. Jedyną obroną przed nadaniem statusu quo rzeczom niepotrzebnym jest zadanie sobie pytania o ich sensowność. Należy sobie tutaj wyobrazić jak wiele czasu zyskamy, gdy wyeliminujemy choć jedną niepotrzebną czynność rutynową z naszego życia. Będzie to niewątpliwie efektywne zarządzanie czasem.

Dalsza część skutecznego zarządzania czasem.

Na kolejnych stronach znajdziemy sporo ciekawych informacji jak np.:

• nie okradaj ludzi z problemów – musimy pamiętać że rozwiązując cudzy problem zwalniamy danego człowieka z odpowiedzialności za jego rozwiązanie!
• szacowanie czasu i budżetu – podczas układania planu zawsze dolicz +50% do czasu natomiast do budżetu +20%. Skąd biorą się te wartości? Odpowiedź znajdziesz na kolejnych stronach w książce Esencjalista – Greg McKeown.

Podstawowe działanie esencjalisty – przepis wg Greg McKeown’a.

Autor poświęcił kolejne 3 strony książki na spisanie moim zdaniem złotego planu który zawiera:

• Jednoznaczne określenie ważnej intencji
  – skąd będę wiedział że osiągnąłem cel?. Jeżeli zrozumiemy jakiego wyniku oczekujemy wówczas dowiemy się jakie przeszkody należy usunąć.
• Identyfikacja najwolniejszego piechura
  – usunięcie której przeszkody spowoduje że większość pozostałych sama zniknie?
• Usuwanie przeszkód
  – zidentyfikowanie najwolniejszego piechura i zadanie mu pytania: Jakie przeszkody uniemożliwiają Ci wykonanie tego zadania i jak mogę pomóc Ci w ich usunięciu?

Niejednokrotnie zamiast pilnować kogoś lub czegoś i tracić na to sporą część czasu warto wprowadzić system który w klarowny sposób rozwiąże ten problem. Greg podaje tutaj przykład ograniczania dzieciom telewizji. Nieustanne chodzenie i wyłączanie telewizora było ogromną stratą. Wprowadzono prosty system z użyciem żetonów. Jeden żeton wart był 30minut oglądania telewizji lub kilka złotych. Początkiem tygodnia dzieci dostawały 10 żetonów i miały prawo wyboru. Po kilku tygodniach problem nadmiernego oglądania telewizji zniknął. Mamy tutaj przedstawiony sposób na skuteczne zarządzanie czasem.

Na samym końcu – esencja przywództwa

1. Duża klarowność celu wpływa na wyjątkową energię i entuzjazm ludzi, oraz ogranicza stratę czasu.
2. Nieesencjalistyczni managerowie ze swoimi zespołami starają się wykorzystać zbyt wiele możliwości a wtedy zespół przestaje robić postępy.
3. Stosując zasadę mniej a lepiej w rezultacie zespoły lepiej się jednoczą siły i osiągają wyższe poziomy produktywności.
4. Oszczędna komunikacja sprzyja utrzymaniu koncentracji zespołu i jest ważna w przypadku sprawnego zarządzania czasem.
5. Często sprawdzaj czy zespół robi istotne postępy, jest to możliwe tylko wtedy gdy nie masz na głowie zbyt wielu rzeczy do wykonania. Członkowie zespołu w których lider nie ma dla nich czasu szybko przekonują się że popełnianie błędów, chodzenie na skróty i przekładanie rzeczy łatwych nad ważne nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji. Uczą się że każdy cel wyznaczony przez lidera będzie ważny tylko do momentu wyznaczenia nowego.